Was Sie alles bei einem E-Mail Newsletter beachten müssen!

Ein E-Mail Newsletter ist ein elektronischer Rundbrief. Dieser wird vorwiegend von Unternehmen zur Informierung ihrer Empfänger mit News verwendet.
Lesedauer: 9 Minuten

E-Mail Newsletter

Das E-Mail Newsletter System gewinnt bei Internationalen Unternehmen immer mehr an Stellenwert. Um dabei nicht den Anschluss zu verlieren, habe ich für Sie in diesem Blog bei trag die wichtigsten Themen zusammengefasst.

Was ist ein Newsletter?

Ein Newsletter ist ein elektronischer Rundbrief, der in regelmäßigen Abständen an Personen gesendet wird, die ihn abonniert haben. Heutzutage werden Newsletter vorwiegend per E-Mail versendet, die Printvariante ist veraltet und wird noch selten versendet. Mit Newslettern können verschiedene Ziele erreicht werden. Entweder er dient rein als Informationszweck oder um die Verkaufszahlen zu steigern, oder um Kunden an das Unternehmen zu binden. Newsletter sind aus dem Bereich E-Mail Marketing nicht mehr wegzudenken. E-Mail Newsletter bestehen nicht aus Texten und Bildern, sondern können andere Dinge enthalten.

  • Eine spektakuläre Betreffzeile, die den Leser dazu motiviert, die E-Mail zu öffnen
  • Links, die auf Websites verlinken, die weitere Informationen bereitstellen
  • Am wichtigsten ist ein gelungenes Design, das den Leser sofort abholt und ins Auge springt
  • Es können Eycatcher eingesetzt werden
  • Weiters kann der Leser persönlich angesprochen werden, das schafft Vertrauen

Für die Leser sollte der Newsletter interessant und abwechslungsreich gestaltet werden, da sie sich schnell davon abmelden werden. Dies kann erreicht werden, dass auf Themen eingegangen wird, die gerade im Trend liegen. Newsletter werden aus einem bestimmten Grund versendet. Diese Gründe können vielfältig sein, eigne Beispiele wären:

  • Angebote & Aktionen
  • Einladungen zu Veranstaltungen
  • Sich bei seinen Abonnenten für ihre Treue bedanken
  • Vorstellung neuer Produkte
  • Grüße zum Geburtstag

Vorteile von Newslettern

  • Kundenbindung: Ich kann den Leser persönlich ansprechen sei dies, dass ich ihm zum Geburtstag gratuliere. Ihn über unsere neuen Produkte oder Angebote Informiere. Dies schafft vertrauen und wir als Unternehmen werden bei dem Leser ins Gedächtnis gerufen. 
     
  • Mehr Traffic: Ich kann meinen Traffic erhöhen, da der Newsletter direkt im Postfach unseres Kunden landet. Somit werden die Informationen, die ich weitergeben will gesehen. Ist um einiges besser als im Web wo meine Informationen, Angebote, neue Produkte möglicherweise durch einen Adblocker geblockt werden und den Kunden nicht erreichen. Durch Links und Call to Action Buttons in meinem Newsletter kann der Kunde sofort auf unsere Website weitergeleitet werden, wo er zusätzliche Informationen erhalten kann.
     
  • Guter Return-On-Investment (ROI): E-Mail Marketing ist im Vergleich zum normalen Marketing günstig. Weiters wirft es einen großen Gewinn ab, ein Vielfaches der eingesetzten Summe. Das macht E-Mail Marketing zu einem der effizientesten Kanäle im Online-Marketing.
     
  • Persönliche Ansprache: Kunden erhalten personalisierte Inhalte, die auf Ihre Zielgruppe zugeschnitten sind. Dies macht ihre Kunden nicht auf sie Aufmerksam, sondern steigert ihren Umsatz. Sie haben die Wünsche und Bedürfnisse getroffen haben. 
     
  • Unabhängigkeit: E-Mail ist einer der letzten digitalen Kanäle, die nicht von großen Tech-Giganten kontrolliert wird. Dies hat zum Vorteil, dass ich alleine die Kontrolle über den Verteiler, Versand und Inhalt habe.
     
  • Leichte Messbarkeit: Wenn der Leser auf Links oder Call to Action Buttons klickt, kann gemessen werden, was er anschließend alles macht. Die Analyse daraus kann zur Verbesserung unserer Strategie und unserer nächsten Marketingkampagne herangezogen werden. 
     
  • Für den Leser: Der Leser ist durch die verschiedenen Newsletter der Unternehmen auf dem neuesten Stand und wird mit den neuesten Informationen versorgt. Er kann somit schnell auf mögliche Angebote, neue Produkte, Geburtstagsgrüße reagieren und verpasst nichts.

Nachteile von Newslettern

  • Fehlende physische Haptik: Analoge Werbemittel, wie z.B. Broschüren, Flyer Magazine usw. können angegriffen werden und vermitteln somit ein anderes Gefühl. E-Mails sind für den Leser weitaus weniger präsent und nicht beliebt. 
     
  • Können leicht gelöscht werden: E-Mails werden weniger durchgelesen und tendenziell schneller gelöscht als andere Medien. Dies kann an mehreren Faktoren liegen, ein voller Posteingang, nicht relevante E-Mail Inhalte, oder eine nicht attraktiv gestaltete E-Mail Betreffzeile.
     
  • Kann im Spam Ordner landen: Bei E-Mail besteht die Gefahr, dass der Newsletter im Spam Ordner landet und somit den Kunden erreicht.
     
  • Gefahr der Über-Information: Für einen Leser kann es nervig sein, wenn er in zu kurzen Abständen mit Newsletter bombardiert wird. Der Grundsatz sollte lauten Qualität vor Quantität. Gestalten Sie bessere und qualitativ hochwertigere Newsletter, die mehr Zeit in Anspruch nehmen bevor sie den Leser mit schlechten Newslettern bombardieren. 
     
  • Geringe Öffnungsrate: Nicht alle Newsletter werden von den Empfängern geöffnet und gelesen. Die, wenn die Newsletter Flut zu groß ist, dass der Empfänger den Newsletter nicht lesen wird. Weiters sollten keine endlosen Texte verwendet werden, das diese nicht durchgelesen werden.
     
  • Für den Empfänger: Es kann nervig für den Empfänger sein, wenn er zu viele Newsletter bekommt, die er möglicherweise nicht sehen will. Oft meldet er sich der Leser sofort von einem Newsletter ab, wenn er kein Interesse daran hat.

Newsletter erstellen

Schritt 1: Planung

  • Empfängerliste: Es sollte eine Empfängerliste von Kunden erstellt werden, die alle die gleichen Bedürfnisse haben. Sollte es verschiedene Zielgruppen geben werdend mehrere Empfängerlisten erstellt und angelegt. Es sollte festgelegt werden welche Gruppen in einen Verteiler zusammengefasst werden können und welche nicht.
     
  • Erscheinungshäufigkeit: Der Newsletter sollte so oft erscheinen, wie es den Kunden nicht auf die Nerven geht, hier ist ein Einfühlungsvermögen gefragt. Weiters sollte darauf geachtet werden wie oft man dazu in der Lage ist einen Qualitativ hochwertigen Newsletter zu erstellen. Und dies nicht zu einer Belastung für das Unternehmen wird. Das Themenfeld um den sich der Newsletter dreht, sollte vorab festgelegt werden, damit im Voraus geplant werden kann.
     
  • Versandzeitpunkt: Es sollte sich die Frage gestellt werden, wann die Wahrscheinlichkeit am höchsten ist, dass der Empfänger die Nachricht liest. Es kann grob davon ausgegangen werden, dass der Newsletter am Wochenende eher untergeht und gelöscht wird. Über das Wochenende häufen sich auch viele andere E-Mail an. Am besten geeignet ist der Morgen unter der Woche, da hier die meisten ihre E-Mails checken. Mittags ist noch eine Option, nicht ganz so effektiv und am Abend stehen die Erfolgschancen gering. Um diese Uhrzeit hat keiner mehr Lust hat sich einen Newsletter durchzulesen.
     
  • Rechte und Pflichten: Es sollte beachtet werden, welche Angaben im Newsletter enthalten sein müssen damit Rechtlich alles in Ordnung ist. Weiters sollte darauf geachtet werden, dass sich seit der neuen DSGVO alle Empfänger des Newsletter freiwillig dafür anmelden müssen. Erst dann, können sie einen Newsletter zugesendet bekommen. Sollte dies nicht der Fall sein könnten rechtliche Schritte gegen Sie eingeleitet werden.
     
  • Welche Themen: Neue Angebote und Aktionen sollten an den Kunden gebracht werden, wie die neuesten Trends und Informationen darüber, was in der Branche gerade aktuell ist. Weiters können Kunden einen Blick hinter die Kulissen des Unternehmens erhalten und eine stärkere Bindung mit dem Unternehmen aufbauen. Die Interessen der Kunden werden wichtiger und so können Fragebogen helfen diese genau zu bestimmen.

Schritt 2: Aufbau

  • Anrede: Es ist besser die Empfänger persönlich beim Namen anzuschreiben, da damit ein Gefühl von Wertschätzung vermittelt wird. Es sollte der Empfänger gleich im Verteiler mit Vor- und Nachnamen und der richtigen Anrede angelegt werden, um dies zu gewährleisten. 
     
  • Betreffzeile: Der Betreff sollte den Leser sofort abholen, da er keine Lust hat sich den Newsletter durchzulesen, überlegen sie sich einen Eycatcher. Der Betreff sollte grob verraten worum es in dem Newsletter geht, aber noch nicht alle Inhalte erwähnen.
     
  • Bilder: In der E-Mail sollten eher weniger E-Mails verwendet werden, da es dazu kommen kann, dass diese nicht richtig oder nicht angezeigt werden. Es ist ratsam auf die eigene Website zu verlinken wo dem Empfänger des Newsletter die richtigen Informationen mit den richtigen Bildern in der richtigen Qualität zur Verfügung gestellt werden kann. Rechtlich sollte sich abgesichert werden, da im Web keine Bilder verwendet werden sollten die Urheberrechtlich Geschütz sind. Hier drohen hohe Strafen.
     
  • Inhalt: Der Inhalt sollte übersichtlich und kompakt dargestellt werden. Für den Leser muss sofort ersichtlich sein worüber es geht und was gemeint ist. Sogenannte Call-To-Action Buttons können die User Experience noch verbessern, da hier detailliertere Informationen angeboten werden können. Weiters sollte das Design zum unternehmenseigenen Design passen und nicht in Konflikt damit stehen.

Schritt 3: Analyse und Optimierung

  • Analyse: Die Analyse beim normalen E-Mail Versand gestaltet sich eher schwierig, es ist ratsam auf professionelle Mailing-Portale zurückzugreifen, die große und zeitaufwändige Auswertungen durchführen können. Damit kann dann gut gemessen werden welche Inhalte den Leser interessieren und welche nicht. Weiters kann überprüft werden auf welche Links der Leser geklickt hat und was er gemacht hat.
     
  • Optimierung: Mit den Daten der Analyse kann der Newsletter  optimiert werden. Entweder der Betreff war nicht passend genug und der Leser hatte kein Interesse daran oder er hat ihn sich gelesen und nicht auf einen Call-To-Action reagiert. Das sind alles Punkte, die verbessert werden können.

Newsletter richtig abbestellen

  1. Zuerst muss der Newsletter im E-Mail-Postfach geöffnet werden
     
  2. Scrollen Sie nach unten, hier muss ein Text oder Button zum Abmelden des Newsletters sein. Sollte ein Link vorhanden sein klicken Sie ihn.
     
  3. Danach werden Sie auf eine Webseite weitergeleitet, wo die E-Mail erneut eingegeben werden muss, um den Newsletter abzubestellen.
     
  4. Sollten sie alles so durchgeführt haben kommt eine Nachricht wie z.B. „Sie haben sich erfolgreich von unserem Newsletter abgemeldet”.

Newsletter Abmeldung Inhalte

Es ist laut der DSGVO verpflichtend, dass jeder Newsletter eine Abmeldung hat. Diese darf nicht schwerer sein, als die Anmeldung am Newsletter. Das heißt haben Sie sich auf einer Website für den Newsletter angemeldet, muss die Abmeldung auf der Website durchführbar sein. Weiters muss die Abmeldung jederzeit möglich sein, auch am Wochenende, wenn bei dem Unternehmen, dass den Newsletter versendet hat, niemand anwesend ist. Um dies zu gewährleisten ist der einfachste Weg unten beim Newsletter einen Abmeldelink einzubauen. Der Link sollte klar erkennbar sein und nicht mit irgendwelchen Tricks versteckt werden. Die Nachricht könnte als Spam deklariert werden und Abmahnungen könnten folgen. 
 

Bei der Abmeldung gibt es meisten zwei Verfahren: “Single Opt-out” oder “Double Opt-out”. Beim Double Opt-out klickt man auf den Abmeldungslink im Newsletter unten und wird auf eine Abmeldewebsite weitergeleitet. Hier kann dann nochmal gefragt werden, ob man sich abmelden möchte oder warum man sich abmelden möchte. Dies hat Vorteile. Zum einen wird ausgeschlossen, dass sich der Leser unabsichtlich abmeldet, zum anderen können Daten gesammelt werden, warum kein Interesse mehr besteht. Beim Single Opt-out klickt man auf den Abmeldungslink in Newsletter unten und wird sofort abgemeldet.
 

Eine Abmeldeseite sollte klare Inhalte haben:

  • Dem Abonnenten muss klargemacht werden, von welchem Newsletter er sich gerade abmeldet
  • Abmeldungsgründe sollten nicht verpflichtend anzugeben sein
  • Der Abonnent soll darüber informiert werden, dass es der Fall sein kann, dass er weitere Newsletter von uns bekommt, wenn er sich bei verschiedenen Newslettern von uns angemeldet hat
  • Der Abmeldebutton sollte klar erkennbar sein und nicht versteckt. Dem Abonnenten sollte klargemacht werden, sollte er den Button drücken, hat er sich endgültig abgemeldet
  • Es sollte eine übersichtliche, schlichte Abmeldeseite eingerichtet werden

Geschichte

Die E-Mail wurde 1971 von Ray Tomlinson erfunden und revolutionierte die Welt. Ray Tomlinson arbeite an einem anderen Projekt zu dieser Zeit, nämlich an dem Vorgänger des Internets. Rein aus Spaß versuchte er, ob es möglich wäre Nachrichten zwischen zwei Computern zu versenden. Und wie wir alle wissen, es war möglich. Zuerst kam es ihm nicht in den Sinn, dass er gerade die weltweite Kommunikation verändert hatte. Mehr besorgt war er darüber das sein Chef herausfand, dass er nicht an seinem wirklichen Projekt arbeitete.

Sieben Jahre später versendete Gary Thuerk, ein Mitarbeiter der Digital Equipment Corporation, die allererste Marketing-E-Mail. Diese war an 400 Empfänger adressiert und bestand aus einer einfachen Textnachricht und keinen Bildern. Die Nachricht erreichte 320 Empfänger, generierte einen Umsatz von 13 Millionen Dollar, was Unternehmen auf der ganzen Welt aufhorchen ließ. Heute wäre diese E-Mail als Spam eingeordnet worden, da keiner der Empfänger seine Zustimmung gegeben hatte. Jedoch machte sich darüber damals noch niemand Gedanken.

Erst 1984 kam die erste E-Mail nach Deutschland. Sie wurde an den Karlsruher Professor Michael Rotert versendet und brauchte mehr als einen Tag von Amerika nach Deutschland. Zu diesem Zeitpunkt war die E-Mail ähnlich aufgebaut wie wir es Heute kennen mit einem Headerbereich und dem Hauptteil darunter. Es fehlten sämtliche Designelemente komplett und eine E-Mail zu versenden war nicht gratis, es kostete ca. 20 Cent pro Nachricht.

Mit der Erfindung des Internets 1989 breitetet sich die E-Mail Kommunikation weiter aus und Privatpersonen und Unternehmen nutzten sie häufiger. Das E-Mail Marketing war noch nicht rentabel, da es zu dieser Zeit keinen kostenlosen E-Mail-Anbieter gab. Jahre später nämlich 1996 tauchte dann der erste kostenlose E-Mail-Anbieter auf, was dazu führte, dass die Nutzerzahlen rasant anstiegen. Mit der Vorstellung des ersten iPhones 2007 brachte Apple die E-Mail vom PC auf das Mobiltelefon. Zu dieser Zeit hatten Firmen den Wert einer erfolgreichen Marketing-E-Mail erkannt und versendeten diese regelmäßig. Es landeten viele ihrer Newsletter im Spamordner der Empfänger. Es entstanden professionelle, externe Newsletter-Anbieter, die dafür sorgten, dass dies nicht passiert. Dies steigerte den Umsatz der Unternehmen enorm.

2018 wurde EU weit die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erlassen, die den Schutz von personenbezogenen Daten reglementiert. Diese besagt, dass in der gesamten EU keine Newsletter mehr versendet werden dürfen, wenn der Empfänger nicht seine ausdrückliche Zustimmung gegeben hat. Das hatte zur Folge, dass viele Unternehmen den Newsletterversand über ihre gekauften E-Mail-Adressen einstellen und ihren Newsletterverteiler neu aufbauen mussten. Zur heutigen Zeit werden pro Sekunde mehr als 3 Millionen E-Mails versendet und nahezu alle Unternehmen auf der Welt nutzen E-Mail-Marketing.

Häufig gestellte Fragen

Ist es sinnvoll Newsletter zu versenden?

Ja es macht definitiv Sinn Newsletter zu versenden, da Sie so den Kunden mehr an Ihr Unternehmen binden können und es eine unabhängige Informationsquelle für den Kunden ist.

Wie schwer ist es einen Newsletter selbst zu erstellen?

Einen Newsletter selbst zu erstellen ist nicht so schwer jedoch kann es eine Herausforderung sein diesen dann in vordefinierten Intervallen an eine bestimmte Gruppe zu versenden. Hierbei können Sie sich an ein professionelles Unternehmen wenden die, das für Sie übernimmt.

Wie funktioniert die Abmeldung vom Newsletter?

Grundsätzlich sollte die Abmeldung genauso einfach sein wie die Anmeldung zum Newsletter. Der Kunde sollte sich jederzeit abmelden können und es darf ihm nicht absichtlich schwer gemacht werden.

Digital Business Center der FH OÖ

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Autor*in dieses Beitrags

Fabian Oberleitner

Fabian Oberleitner

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Zuletzt aktualisiert: 07.02.23

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