Gestaltung einer Willkommensmail

Viele Unternehmen setzen auf Newsletter, um direkt mit den Kunden in Kontakt zu treten. Die Newsletter-Willkommensmail ist von großer Bedeutung. Sie entscheidet darüber, ob Ihnen der Kunde als Abonnent erhalten bleibt oder nicht. Hilfreiche Tipps und Informationen rund um die Willkommensmail finden Sie in diesem Guide.
Lesedauer: 7 Minuten
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Herzlichen Glückwunsch! Ihr Unternehmen hat neue Abonnenten für den Newsletter gewonnen. Entscheidend ist der erste Eindruck, der darüber Auskunft gibt, ob der Kunde Ihnen erhalten bleibt oder ob dieser den Newsletter sofort abbestellt. Dieser Guide zeigt Ihnen, worauf es, sowohl inhaltlich als auch formal, ankommt und worauf Sie bei der Erstellung einer Willkommensmail achten sollten.

Zusammenfassung

Unter einer Willkommensmail versteht man die erste Email, die an neue Abonnenten versendet wird und die zu deren Begrüßung dient. Um die optimale Botschaft zu kreieren ist es wichtig, das Interesse und die Aufmerksamkeit des Lesers zu wecken und zu erhalten. Die Betreffzeile, die Begrüßung und der prägnant formulierte Inhalt sind in diesem Zusammenhang von hoher Bedeutung. Die Verarbeitung von Call-to-Actions sollen den Empfänger/die Empfängerin zum Beispiel dazu bringen, sich intensiver mit dem Produkt auseinanderzusetzen. 

Warum ist eine Willkommensmail notwendig?

Vorab gesagt: Wenn sich ein Kunde oder eine Kundin für einen Newsletter anmeldet, erwartet er in der Regel eine zeitnahe Willkommensnachricht. Die Begrüßungsnachricht steht unter dem Motto “You never get a second chance to make a first impression”. Es ist enorm wichtig einen positiven, bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Eine solche Email legt den Grundstock für eine langfristige Beziehung zwischen dem/der Abonnenten*in und dem Unternehmen. Das Ziel sind weitere Interaktionen. Zum einen können Sie sich hiermit für das entgegengebrachte Vertrauen und Interesse bedanken. Zum anderen bietet es für Ihr Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten. Beispielsweise werden Abonnenten im Rahmen einer Umfrage nach Wünschen und Bedürfnissen gefragt. Diese Daten können in weiterer Folge für personalisierte Inhalte verwendet. 

Elemente der Willkommensmail

Die oben genannten Aspekte haben gezeigt, wieso eine Newsletter Willkommensmail unverzichtbar ist. Es stellt sich die Frage, welche Bestandteile die Nachricht enthalten soll. Es folgen sechs wichtige Elemente, die vorkommen sollten. Außerdem erfahren Sie, auf welche Dinge nach Möglichkeit zu achten ist. 

Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das Erste, das dem Leser ins Auge sticht. Sie entscheidet schon im Posteingang darüber, ob die nachfolgende Mail gelesen wird oder in den Papierkorb verschoben wird. Demnach ist es von großer Bedeutung hier die Aufmerksamkeit und das Interesse der Leserschaft zu wecken. Das klingt in der Theorie kompliziert, doch keine Sorge, mit ein paar einfachen Tipps gelingt eine überzeugende Betreffzeile. 

In der Willkommensmail ist es ratsam keine nullachtfünfzehn Formulierungen wie “Herzlich Willkommen” zu verwenden. Vermeiden Sie außerdem jegliche Wörter, die auf eine Spam-Mail hindeuten könnten. Auch wenn wir uns im Jahr 2021 befinden und Emojis weit verbreitet sind, sollten diese nicht übermäßig verwendet werden. Zu viele Emojis erwecken einen unseriösen Eindruck und wirken aufdringlich. Versuchen Sie die Betreffzeile prägnant und verständlich zu formulieren. Besonders ansprechend gestaltet sich eine personalisierte Betreffzeile. Begrüßen Sie Ihre neuen Abonnenten im Betreff mit einer persönlichen Ansprache. 

Zum Beispiel mit “Hallo Herr Huber”

Anschließend an die persönliche Ansprache benötigt man eine hervorstechende Botschaft, die sich von anderen Mails abhebt. Dies könnte durch psychologische Anreize oder emotionale Anreize erreicht werden. Beispielweise durch Exklusivität. Diese erzeugt ein positives Gefühl bei den Lesern*innen und machen sie neugierig. 

Zum Beispiel: “A treat just for you” / “Nur für dich – 15 Prozent Rabatt”

Für alle nachfolgenden Newsletter, finden Sie hier alle wichtigen Informationen rund um das Gestalten von überzeugenden Betreffzeilen.

Begrüßung

Wie in der Betreffzeile spielt die persönliche Ansprache auch in der Begrüßung eine große Rolle. Durch die persönliche Anrede generiert die Mail Interesse und der/die Empfänger*in fühlt sich direkt angesprochen. Dies dient in erster Linie dazu, eine schöne, einladende Atmosphäre zu erzeugen und den/die Leser*in somit zum Weiterlesen zu animieren. Gleichzeitig soll es ihn in seiner/ihrer Entscheidung, sein Vertrauen dem Unternehmen entgegenzubringen, stärken. Ist der Vorname des Empfängers bekannt, ist es empfehlenswert diesen zu verwenden.

Lieber Herr Huber, es freut uns, dass Sie sich für unseren Newsletter angemeldet haben!”

“Lieber Felix, schön, dass du da bist. Wir freuen uns, dich zukünftig über Neuigkeiten und Angebote zu informieren.”

Sollte der Name des Empfängers nicht bekannt sein, ist es sinnvoll eine geschlechtsneutrale Bezeichnung zu wählen. Jedoch sollte auch hier auf einen möglichst persönlichen Wortlaut geachtet werden. Je formaler Sie eine Email gestalten, desto mehr Distanz erzeugen Sie zum Empfänger. 

Beispiel: “Liebe Studierende”

Vermeiden Sie allgemeingültige, unpersönliche Formulierungen. Kein Leser hat gerne das Gefühl nur einer von vielen zu sein. No Go´s wären in diesem Sinne zum Beispiel Sehr geehrte Damen und Herren, Sehr geehrte/r Besucher/-in, Sehr geehrte/r Abonnent/-in

Inhalt der Willkommensmail

Der Inhalt ist das Aushängeschild der Email und entscheidet darüber, ob das Interesse des Abonnenten bestehen bleibt. Newsletter werden oft nur überflogen und nicht komplett gelesen. Der Inhalt sollte demnach kurz und prägnant formuliert sein. Man sollte auf ausschweifende, sowie schwammige Formulierungen verzichtet werden. Nach Möglichkeit wird ein konkretes Thema ausgewählt, welches dann in der Mail dargestellt wird.

Beispiele für mögliche Themen 

Vorstellung der Produkte oder Themenwelten: 

Der/Die Leser*in bekommt einen Einblick, welche Produkte er erwerben kann oder welche Themenbereiche behandelt werden. Im besten Fall werden hier die ersten Favoriten erkannt und vorgemerkt. 

Darstellung der Services des Unternehmens:

Die Abonnenten erhalten Informationen über die Services und sämtliche Aktivitäten rund um das Produkt oder die Themenwelt. 

Rabatte oder Angebote für den Neukunden:

Das ist das am häufigsten genutzte Art der Willkommensmail. Viele Kunden*innen beantragen die Nachricht nur um sparen zu können. Als Dank für die Anmeldung zum Newsletter erhält der/die Abonnent*in als Gegenleistung einen Rabattcode oder Gutscheincode für den nächsten Einkauf. Man belohnt das Interesse des/der Kunden*in, um dessen Aufmerksamkeit zu erhalten. 

“Als kleines Willkommensgeschenk erhalten Sie von uns 10 Prozent auf Ihren nächsten Einkauf!”

“Als Dankeschön für Ihre Anmeldung und Ihr Vertrauen erhalten Sie einen Gutschein über 10 Prozent für Ihre nächste Bestellung!”

Zu erwartende, zukünftige Inhalte:

Hier geht es darum den Leser mit zukünftigen Inhalten vertraut zu machen. Die Abonnenten erhälten Antworten auf folgende Fragen

  • Welchen Newsletter werde ich in nächster Zeit erhalten? ⇢ Beispiel: “Bald startet die Black Week, halte dich bereit und sichere dir deinen Artikel zum besten Preis.”
  • Welche zukünftigen Rabatte und Aktionen erwarten mich? ⇢ Beispiel: “Freuen Sie sich schon jetzt auf tolle Rabattaktionen mit unserem Adventskalender!“
  • Wird es in naher Zukunft neue Produkte und Services geben? ⇢ Beispiel: “Sichern Sie sich schon jetzt die ersten Teile der neuen Kollektion für den Winter!“

Call-to-Actions

Call-to-Actions sind neben dem Inhalt die wichtigsten Bestandteile eines Newsletters. 

Vorerst die Frage: Was verbirgt sich hinter dem Ausdruck Call to Action (CTA)? 

Eine Call-to-Action ist ein Marketingbegriff, der vor allem für Werbung und Vertrieb relevant ist und stellt eine Handlungsaufforderung dar. Es ist eine direkte Aufforderung an den Besucher, Leser oder Kunden eine bestimmte Handlung auszuführen. 

Call-to-Action in einer Willkommensmail

Der Zusammenhang zu unserer Willkommensnachricht lässt sich leicht herstellen. Wie oben erwähnt, konzentriert man sich im inhaltlichen Abschnitt zumeist auf ein Thema. Mit einem Call-to-Action Button am Ende der Mail besteht die Möglichkeit, die Leser*innen auf weitere Themen und Angebote hinzuweisen. Im Regelfall wird die Willkommensmail vom/von der neu gewonnenen Abonnent*in gelesen und kann genutzt werden, um ihn/sie für weitere Angebote zu begeistern. Mit dem Button erhöht man die Chance für längere Zeit mit den Kunden in Kontakt zu bleiben. Achten Sie darauf, dass der Button gut sichtbar platziert ist. Es ist ein Vorteil für diesen eine auffällige Farbe zu wählen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten für Inhalte, die in den Call to Actions verarbeitet werden können. Folgende Beispiele werden gerne verwendet: 

  1. “Anmeldedaten erweitern beziehungsweise Pofil personalisieren”: ermöglicht dem Unternehmen durch erweiterte Daten noch gezieltere Ansprachen und Angebote zu kreieren ⇢ Explore your account
  2. “Benutzereinführung lesen”: Bereitstellen von relevanten Informationen und Guidelines zu bestimmten Themen 
  3. “Webinar besuchen”:  auf weitere Seminare aufmerksam machen ⇢ “Hast du Lust dich von anderen Kursen inspirieren zu lassen? – Mit nur einem Klick geht´s los”
  4. “Teilnahme an geführter Produkt-Tour”: Hilfestellung für den Abonnenten, um sich auf der Unternehmensseite zurechtzufinden und Produkte zu entdecken ⇢ “Entdecken Sie hier die neue Herbst-Winter-Kollektion für Sie und für Ihn”

Nicht ausschließlich mit Text lassen sich Call to Actions beshreiben. In manchen Fällen ist es anschaulicher, wenn dies im Zusammenhang mit Bildern geschieht. Eine Branche, in der dieses Phänomen gerne zur Anwendung kommt, ist die Hotelbranche. In diesem Fall klickt man beispielsweise auf ein Bild und wird damit zum jeweiligen Zimmer weitergeleitet. 

Branding der Willkommensmail

Um Ihre Willkommensmail professionell und hochwertig aussehen zu lassen, sollte diese das Corporate Design Ihrer Firma beziehungsweise Ihrer Marke widerspiegeln. Dies beinhaltet neben der individuellen Farbpalette natürlich das Logo der Marke oder des Unternehmens. Ein weiterer wesentlicher Bestandteil, der eine große Rolle spielt, ist die Typografie. Es geht um den Gestaltungsprozess, wie beispielsweise bestimmte Inhalte durch die Schriftart unterstrichen werden können. 

Sollten Bilder verwendet werden, ist darauf zu achten, dass diese zu der Ästhetik des Konzerns passen. Sie liefern in weiterer Folge einen positiven Beitrag zum Branding. Zudem ist es sinnvoll eine Vorlage für weitere folgende Mails zu gestalten. Sie stehen somit nicht jedes Mal vor der Herausforderung, sich Gedanken über das Design, zu machen. Außerdem liefert eine einheitliche Gestaltung einen Wiedererkennungswert für den Abonnenten. Dieser kann die Mail dann sofort dem Unternehmen zuordnen. 

Beispiel: Wenn sich Ihr Konzern mit dem Thema Honig beschäftigt, könnten Sie mit den Farben grün, gelb und schwarz arbeiten. Um Highlights zu setzen, eignet es sich hier Informationen in Form von Bienenwaben zu setzen. 

Kontaktmöglichkeit

Einer der meist gestellten Fragen eines/einer Kunden*in ist “Wie kontaktiere ich den Service?” oder “Wie kann ich den Kundenservice anschreiben?”. Aus diesem Grund ist es wichtig, am Ende der Mail die Möglichkeiten anzugeben, über die die Servicestellen erreichbar sind. Das wären beispielsweise Email Adresse, Telefonnummer oder der Link zu einem Kontaktformular. Bei einer Telefonnummer ist es wichtig die Zeiten anzugeben, in denen jemand erreichbar ist. 

“Scheuen Sie sich nicht, bei weiteren Fragen, unser Service-Team, per Email, Telefon oder Kontaktformular, zu kontaktieren“ 

“Du hast offene Wünsche und Fragen? – Unser Kundenservice hilft dir gerne weiter.”

Social-Media Kanäle

In diesem Zusammenhang können die Social-Media Kanäle, wie beispielsweise Instagram, Snapchat, Facebook oder Twitter, erwähnt und verlinkt werden. Unter diesen können die Kunden*innen weitere Informationen über Produkte, Rabattaktionen und vieles mehr erfahren. Der/Die potenzielle Käufer*in kann durch diese Kanäle oftmals besser erreicht und beeinflusst werden. Die Kundschaft erhält außerdem tiefgründige Einblicke hinter die Kulissen. Dies führt zu einer engeren Bindung zur Marke. 

Abmeldung

Auch wenn das natürlich nicht in unserem Sinn ist, muss es am Ende einen Link für die Abmeldung vom Newsletter geben. Dies ist eine gesetzliche Vorschrift, die einzuhalten ist. Bemühen Sie sich um einen enttäuschten Tonfall, um dem Empfänger ihr Bedauern deutlich zu machen. 

“Wir sind sehr traurig, dass du keine weiteren Nachrichten von uns erhalten möchtest. Falls du dich trotzdem abmelden möchtest, kannst du das unter folgendem Link tun.”

“Schade, dass du uns schon wieder verlassen möchtest. Bitte klicke auf jetzt abmelden, um dich endgültig abzumelden”

Design

Ziel ist es, das Interesse des/der Lesers*innen zu erhalten, sodass er in Zukunft weiterhin Lust hat, Ihre Emails zu lesen. Um dieses zu erhalten, sollte die Gestaltung der Nachricht kreativ sein und sich von anderen abheben können. Es sollte zum Unternehmen beziehungsweise der Marke passen und ansprechend für den/die Leser*in sein. Es ist ratsam, sich einige der zahlreichen Vorlagen online oder die Designs von anderen Unternehmen anzusehen und dort Inspirationen zu sammeln. Wie im Branding erwähnt, ist es von Vorteil dasselbe beziehungsweise ein ähnliches Design zu wählen, um den Wiedererkennungswert zu gewährleisten. 

Visuelle Elemente wie Bilder, Tabellen oder Zeichnungen sind- sofern sie für den Inhalt relevant sind-eine gute Option. Sie lassen die Willkommensmail lebendiger und kreativer wirken. Außerdem sorgen visuelle Elemente für Aufmerksamkeit. Hier gilt der Grundsatz weniger ist mehr. Lieber ein oder zwei ausgewählte und passende Grafiken verwenden, als viele. Je mehr Grafiken man verwendet, desto unübersichtlicher und schwieriger wird es für den Betrachter. 

Fazit

Viele Faktoren spielen beim Gestalten einer Newsletter Willkommensmail eine große Rolle. Von einer überzeugenden Betreffszeile, über eine persönliche Ansprache, bis hin zu Inhalt und Design. Nutzen Sie das gewonnene Wissen, um Ihre Willkommensnachrichten ansprechend zu gestalten bzw. zu optimieren. So gewinnen Sie Kunden*innen, die Ihnen langfristig erhalten bleiben.

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Häufig gestellte Fragen

Wie viele Call-to-Actions brauche ich?

Am besten ist ein Button, sonst wird es zu unübersichtlich. Entscheiden Sie vorab, auf welche Handlungsaufforderung Sie sich konzentrieren möchten.

In welchem Zeitraum sollte die Mail die Abonnenten erreichen?

Der Newsletter sollte nach der Anmeldung nicht allzu lange auf sich warten lassen. Je länger gewartet wird, desto weiter unten befindet sich die Willkommensnachricht im Postfach. Das Risiko, dass die Abonnenten*innen die Mail nicht öffnen, steigt. 

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Autor*in dieses Beitrags

Alina Dappen

Alina Dappen

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Zuletzt aktualisiert: 17.01.22

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